مسؤول استقبال
مفيد | MUFEED
Date: 3 weeks ago
City: Riyadh
Contract type: Full time
وصف وظيفي مختصر: يتولى مسؤول الاستقبال استقبال الزوار والعملاء، الرد على المكالمات، وتوجيههم للأشخاص
المعنيين. بينما يقوم مساعد مدير المكتب بتنظيم الاجتماعات، جدولة المواعيد، أرشفة
المستندات، وإعداد التقارير، مع تقديم الدعم في غياب المدير. يتطلب الدور مهارات
تواصل قوية وإتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.
المسؤوليات:
1- استقبال الزوار والعملاء
دبلوم في الإدارة أو مجال مشابه، أو شهادة الثانوية العامة.
خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال.
إتقان اللغة الإنجليزية.
إتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.
مهارات شخصية قوية ومظهر احترافي.
مهارات قوية في الاتصال الكتابي والشفهي.
الحرص على التواجدية والالتزام بساعات الدوام الرسمية نظراً لموقعه الحساس في الشركة.
مؤشرات الاداء:
انخفاض شكاوى المتعاملين.
نسبة توفر المعلومات والمطبوعات.
سرعة الرد على استفسارات المراجعين.
نسبة الرضا والالتزام بمعايير الدخول والخروج.
سرعة الاستجابة لتنفيذ التكليفات.
المعنيين. بينما يقوم مساعد مدير المكتب بتنظيم الاجتماعات، جدولة المواعيد، أرشفة
المستندات، وإعداد التقارير، مع تقديم الدعم في غياب المدير. يتطلب الدور مهارات
تواصل قوية وإتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.
المسؤوليات:
1- استقبال الزوار والعملاء
- استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم،وتحديد مطالبهم وتوجيههم إلى الشخص المعني.
- تزويد الزوار بالمعلومات المطلوبة وإبلاغ المعنيين عن المراجعين.
- تنظيم دخول وخروج المراجعين، الضيوف، وعمال الصيانة والنظافة، وتسجيل بياناتهم في السجلات الخاصة.
- استقبال المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات أو التحويل إلى الأشخاص المعنيين.
- إجراءالاتصالات الداخلية للحصول على المعلومات عند الحاجة.
- تحضير قاعة الاجتماعات لاجتماعات الرئيس التنفيذي بشكل يومي.
- مشاركة نسخة من جدول الاجتماعات مع المعنيين.
- مساعدة في طباعة المستندات الخاصة بالاجتماع.
- أرشفة المستندات الورقية المهمة الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي لسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- دعم في جدولة المواعيد وتنظيمها.
- استقبال ضيوف المكتب التنفيذي وتوجيههم إلى الأماكن المخصصة.
- إعداد تقارير دورية أو تقارير خاصة حسب الحاجة.
- متابعة الأعمال اليومية وتحضير التقاريرالمتعلقة بالمشاريع أو الاجتماعات.
- توفير الدعم اللازم للرئيس التنفيذي في حال غياب مدير المكتب التنفيذي بسبب الإجازات المرضية أو السنوية.
- ضمان استمرارية الأعمال في غياب مديرالمكتب، بما في ذلك متابعة الاجتماعات والمواعيد.
- الالتزام التام بالأدلة الإجرائية والسياسات والإجراءات المنظمة والتقيد بها في جميع المهام.
- حجز وتنظيم غرف الاجتماعات لضمان فعاليتها، مع مراعاة المواعيد وتنظيم الموارد.
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر لضمان سير العمل بسلاسة.
دبلوم في الإدارة أو مجال مشابه، أو شهادة الثانوية العامة.
خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال.
إتقان اللغة الإنجليزية.
إتقان استخدام برامج الحاسب ومعدات المكتب.
مهارات شخصية قوية ومظهر احترافي.
مهارات قوية في الاتصال الكتابي والشفهي.
الحرص على التواجدية والالتزام بساعات الدوام الرسمية نظراً لموقعه الحساس في الشركة.
مؤشرات الاداء:
انخفاض شكاوى المتعاملين.
نسبة توفر المعلومات والمطبوعات.
سرعة الرد على استفسارات المراجعين.
نسبة الرضا والالتزام بمعايير الدخول والخروج.
سرعة الاستجابة لتنفيذ التكليفات.
How to apply
To apply for this job you need to authorize on our website. If you don't have an account yet, please register.
Post a resumeSimilar jobs
Director of Revenue Management
Mandarin Oriental,
Riyadh
4 hours ago
Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around...
Senior Analyst – BCG Vantage, Implementation
Boston Consulting Group (BCG),
Riyadh
5 hours ago
Who We AreBoston Consulting Group partners with leaders in business and society to tackle their most important challenges and capture their greatest opportunities. BCG was the pioneer in business strategy when it was founded in 1963. Today, we help clients with total transformation-inspiring complex change, enabling organizations to grow, building competitive advantage, and driving bottom-line impact.To succeed, organizations must blend...
Associate/Senior Associate, Infrastructure Investments and Developments, Riyadh, Saudi Arabia
PER,
Riyadh
1 day ago
About our clientWe are working with a growing, entrepreneurial infrastructure developer and investor. The team has an excellent track record and the Associate/Senior Associate role is broad. What the job involvesOversee the preparation of tender documents, ensuring accuracy and compliance with specifications and requirements.Responsible for the management and control of bid checklist and timelineLead and collaborate with cross-functional teams, including...
